近年来，随着电子文件的数量飞速增长、应用范围不断扩大、社会功能日趋明显，我国各地区、各单位都越来越重视电子文件管理。在开展电子文件管理的过程中，人们越来越深刻地认识到：电子文件管理的专业性、复杂性，决定其很大程度上依赖于标准的支撑与保障；只有构建一个科学、完善的电子文件管理标准体系，才能提高电子文件管理的专业化、规范化、标准化程度，确保电子文件真实、完整、可用和安全。因此，我国必须坚持“标准先行”的原则，加快推进电子文件管理标准建设。
鉴于电子文件管理标准对于电子文件管理的重要意义以及个别国家和地区此标准尚未完善的现状，2011年年初北京北京紫光慧图就将“推动中国档案标准走出去”纳入未来十年公司的发展目标，并积极投身于电子文件管理标准的推广工作，目前已经取得了阶段性进展。
去年12月初我荣幸地邀请到人民大学副校长冯惠玲女士到香港，与港、澳两地的电子文件管理界人士交流。为香港政府机构及互联网专业协会、香港慧图公司、ORACLE公司等机构分别作了有关中国电子文件管理国家战略、电子文件管理系统标准的报告，对香港政府来说此次交流为其电子文件管理标准的建立提供了很好的借鉴，同时也标志着北京北京北京紫光慧图“推动中国档案标准走出去”成功地走出了第一步。
从上个世纪末开始，国家档案局和有关部门开始研究制定与电子文件管理有关的标准，到目前为止已经出台了5个国家标准和6个档案行业标准。
5个国家标准是：①《GB/T 17678.1-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理》；②《GB/T 17678.2-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第二部分：光盘信息组织结构》；③《GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范》；④《GB/T23286.1-2009 文献管理长期保存的电子文档文件格式 第一部分：PDF1.4(PDF/A-1)的使用》；⑤《GB/Z23283-2009 基于文件的电子信息的长期保存》，其中北京北京北京紫光慧图的前身紫光电子档案事业部曾参与《GB/T 17678.1-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理》的此草工作。
6个档案行业标准是：①《DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范》；②《DA/T 32-2005 公务电子邮件归档与管理规则》；③《DA/T38—2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范》》；④《DA/T46-2009 文书类电子文件元数据方案》；⑤《DA/T47-2009 版式电子文件长期保存格式需求》；⑥《DA/T48-2009 基于XML的电子文件封装规范》。
除了上述国家标准和行业标准之外，中国核工、石油、航天、航空、银行、电信、电力、钢铁等重要行业的一些大中型企业也制定了一些与电子文件管理有关的企业标准。例如，中国石油天然气集团公司制定了本企业的《电子文件元数据规范》、《档案数字化技术规范》和《归档电子文件格式规范》等。
当前电子文件管理标准建设存在的问题
尽管已经出台了一系列标准，但是我国的电子文件管理标准建设仍然存在一些欠缺，主要表现在：
一是标准的系统性不足。由于缺乏统筹规划、组织协调，各标准研究制定单位相互封闭、各自为战，造成各个标准之间难以衔接，甚至相互冲突，整个电子文件管理领域的标准结构散乱、不成体系。
二是标准的数量不足。目前仍缺乏涉及一些电子文件管理关键环节（如形成、捕获）、核心技术（如迁移、封装）的标准；缺乏音频、视频、网页等特殊格式，银行保险、航天航空、国防核工等特殊行业的电子文件管理标准。
三是标准的国际化程度较低。我国电子文件管理领域采纳国际标准的比例比较低，而且自身的标准在国际上的影响力较低。
四是推广不够。在实际工作中，部分单位和电子文件管理软件系统研发企业缺乏标准化意识，一些标准没有得到充分的推广应用。
为了应对以上问题，北京北京紫光慧图作为国内领先的提供全生命周期电子文件管理软件的厂商，我们将继续不遗余力地参与到借鉴国际电子文件标准、推广电子文件管理标准，并尽可能地完善标准的系统性，加速我国电子文件管理标准的国际化进程。
2010年，根据中国人民大学副校长冯惠玲教授率领的团队提交给中央和国家领导人的《关于加强我国电子文件科学管理的报告》，我国成立了“国家电子文件管理部际联席会议”，负责统筹规划、组织协调全国的电子文件管理工作。据悉，国家电子文件部际联席会议成立之后，就将加强电子文件管理标准建设列为年度工作重点之一；由国家电子文件部际联席会议办公室牵头起草的《国家电子文件管理工作规划（2011－2015年）》（征求意见稿）也将加强电子文件管理标准建设列为十二五时期的重要任务之一。由此可见，我国电子文件管理标准建设将迎来一个黄金时期。
构建电子文件管理标准体系。应全面梳理当前我国电子文件管理领域内标准的情况，在分清哪些标准已经失效、哪些标准需要修订、哪些标准继续适用、哪些标准亟需制订的基础上，根据电子文件管理的客观规律和要求，构建一个科学、完善的标准体系。在标准体系的搭建过程中，需要认真考虑各种标准之间的一致性与协调性，并以标准体系作为标准建设的重要指南，科学规划，循序渐进地推动我国电子文件管理标准建设。
加快研究制定亟需的核心标准。根据当前实际工作需要，应该尽快制定电子文件管理术语、标识、系统功能需求、元数据、迁移、封装等亟需的基础性、关键性标准。据了解，国家电子文件管理部际联席会议办公室委托中国人民大学、国家档案局等单位研究起草的《电子文件管理系统通用功能要求》、《电子文件通用元数据规范》已经多次征求意见，将于年内正式发布。希望电子文件管理术语、标识、迁移、封装等标准也能加快研究制定。
提高标准的国际化程度。要加强与国际标准化组织信息与文献技术委员会档案/文件管理分技术委员会（ISO/TC46/SC11），以及西方发达国家的文件管理标准化组织的交流与合作，积极采纳国际标准，同时努力增强我国标准在国际上的影响力和话语权。据悉，中国人民大学安小米教授作为ISO/TC46/SC11的重要成员全程参与了许多重要的文件管理国际标准的制定；而且我国已经准备等同采用2个重要的文件管理国际标准，即《ISO15489－1 信息与文献：文件管理 第1部分：总则》、《ISO23081－1 文件元数据：原则》。这些是可喜的进步。
加强标准的推广应用。一方面要大力加强我国电子文件管理标准的宣传、贯彻，提高标准推广、实施效果。可以通过开展电子文件管理系统测评认证，对有关电子文件管理软件产品进行标准一致性测评认证，强制要求政府采购通过测试认证的软件产品，从而引导和约束党政机关、研发企业遵从各项电子文件管理标准。
另一方面，作为研发企业北京北京紫光慧图也同样肩负着推广标准的责任。在此方面我们已经取得了新的进展，今年2月17日冯惠玲在我的邀请下参与了澳门行政暨公职局主办的“电子文件管理机制”研讨会，并作为主讲人详细介绍了中国内地制定和实施电子文件国家战略的背景、缘起和进展，为北京北京紫光慧图实施推动中国档案标准走向葡语系国家及欧盟奠定了坚实的基础。
毫无疑问，随着标准建设步伐的加快，我国电子文件管理将进入一个新的发展阶段。