紫光慧图





 

Q:许多单位会议上形成的领导讲话、工作报告,会后往往又以红头文件颁发,这类文件内容基本相同,归档时该归哪一份?又该如何组卷?
        会议上形成的领导讲话、工作报告和以红头文件颁发的两份文件都应该归档。尽管他们基本内容相同,但仍有区别,不能视为重份文件剔除。
         会议中的领导讲话,大多为"白头文件",它是在会议准备过程中形成的,与会议通知、议程、工作报告、会议总结等,组成成套会议材料,真实记录一个会议的全过程,反映会议的基本情况,对日后的工作有一定的查考价值。领导讲话与其它会议材料之间,存在着必然的联系,立卷时,应将一个会议的材料组为一卷或几卷,保持其有机联系。 有些单位,在召开会议之后,为使会议的精神尽早落实,往往将会议中的重要材料——领导讲话、工作报告以红头文件的形式下发,并在颁发通知中,对如何贯彻实施做一些具体的安排。这种文件,尽管其主要内容与会议材料完全相同,但它的重点是颁发通知,其中的内容反映会议以后的工作活动和实施过程,有一定的查考价值,应属于归档范围。这类文件在立卷时,内容综合的一般与本单位的工作计划、工作总结组在一起,内容单一的与相关的专题类文件组在一起。

Q:我们是电力系统的,比如说收到省电力公司的文件,按年度先分,把某一年的文件再对照分类表(0—5大类)分类,后把分到最低一级类目的文件再按保管期限分类组卷?
        贵单位若仍然执行《电力工业企业档案分类规则》,建议您先将其“编制说明”和“使用说明”仔细阅读,掌握了基本要求后再进行具体的分类工作。0-5类作为管理性材料,它的时间特征较强,所以一般要先划分其年度,组卷时应结合文件材料的保管期限及其多少来考虑。这些正是“使用说明”上解释的。

Q:招标、投标、评标及合同应如何分类,这些文件可以和项目归一类吗?
        各单位的做法不一,有的专门设一个“合同”类,把所有合同、协议都归入,而有的单位则是严格按照项目范围,将涉及同一个项目的所有文件材料都归在一个类目号下,不再分类.究竟采取何种方法,可根据单位的实际来选择。

Q:我想问一下,银行调节表和对账单如何归档,是把它们放在一起好,还是分开放的好?
        调节表与对账单是放在一起好。调节表一般是每季或每半年产生一次,对账目进行核对调节的;对账单则是每日或不定期经常产生的,将相应时期的调节表与对账单放在一起,有利查找核对。

Q:挂接电子文件失败?
        原因1:上网助手屏蔽掉了“下载控件”;
        原因2:安全级别过高导致无法下载,解决办法如下,工具->Internet选项->安全中的本地Intranet(点击自定义级别)->安全设置中的所以全部启用即可。

Q:在浏览器中查看电子文件时无法正常下载浏览控件?
        原因1:上网助手屏蔽掉了“下载控件”;
        原因2:安全级别过高导致无法下载,解决办法如下,工具->Internet选项->安全中的本地Intranet(点击自定义级别)->安全设置中的所以全部启用即可;
        原因3:如果使用的操作系统为Windows XP并且已打SP2补丁,除进行原因2的解答办法外,还需添加一个可信任站点,具体操作如下:工具->Internet选项->安全中的受信任的站点(点击站点)->将复选框中的“√”去掉,输入http://服务器IP地址,点击添加后即可。

 
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