紫光慧图





 

         一、文件生命周期理论的基本内容

         文件生命周期的含义是指文件从产生直至因丧失价值而被销毁或者因具有长久价值而被送到档案馆永久保存的整体运动过程。

         文件生命周期理论是一种文件从产生到被销毁或作为档案保存的运动过程看作一种生命现象并对其进行全方位研究的理论学说。这一理论以普遍联系和运动发展的眼光来审视文件从现行机关产生直到进入档案馆转化为档案的整体运动过程。它是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程,研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论,是对文件—档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。

         这一理论的基本内容可归纳为三个基本点。第一,文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程;第二,文件的运动过程由于文件价值形态的变化划分为若干阶段;第三,文件在不同阶段,因其当时的价值形态而与服务对象、保存场所、管理方式之间存在内在的对应关系。

         二、文件生命周期理论对文档一体化管理的意义

         文件生命周期理论的形成,使档案学理论更成熟、更科学了。档案学已从传统的、作为历史学的辅助学科的历史档案学,发展为真正独立的,研究文件、档案自身规律以及文档一体化管理的现代档案学。

         文件生命周期理论对文档一体化管理的意义具体表现下面几点。

         1、文件生命周期理论为实现文档一体化管理并对文件进行前端控制提供了理论基础

         文件生命周期理论的科学含义昭示人们,文件和档案之间存在着密切的联系,表明了从文件到档案是一个连续统一、前后衔接的运动过程。现行文件的质量直接决定了档案管理的成败。它要求档案部门必需进行文件的前端控制,从而确保档案质量和管理水平,避免重复劳动,消除文件形成初期管理不善而导致档案不齐全完整等现象的出现。

         既然文件和档案之间存在着这样紧密的联系,那么文件管理与档案管理也存在着紧密的联系,文件管理是档案管理的前提,档案管理是文件管理的延伸和发展,文件管理和档案管理是一个统一体的系统工程,在这个统一体中文件管理人员和档案管理人员的共同参与是文件和档案质量的重要保证,文件管理人员和档案管理人员之间也存在相互依存、相互促进的关系。

         文件生命周期理论从逻辑上把文件和档案视为紧密联系又相互区别的不同阶段的同一事物,文件管理与档案管理是相互渗透、水乳交融的统一的系统工程的事实,必然形成文件、档案一体化的发展趋势。因此,文件生命周期理论为文档一体化管理提供了理论依据,文档一体化管理反映了文件生命周期理论的内在要求。

         2、文件生命周期理论为文档一体化提供了可供借鉴和参考的总体上的构想和框架

         文件生命周期理论揭示我们,文件在全部运动过程中先后表现出不同的作用或价值,使其在整个生命周期可以区分为不同的运动阶段,针对不同的运动阶段的文件,采用适宜的存放和保管方式。因此,针对这些作用形式和价值特点,各阶段应选择不同的保管场所,采取不同的管理形式。

         实现文档一体化的最终目的是要建立一个科学、合理、高效、安全的文件档案管理系统。对于这样一个管理系统的建立,应首先有一个预想的“蓝图”。文件生命周期理论可以从理论的方向,为我们提供这样一种可能。作为一种抽象的理论,它不可能从实践的角度具体构造出这个管理系统的具体组成部分,但是它可以从总体的、理论的高度上为我们提供一种合理的框架:根据文件生命周期理论对于文件生命过程各个阶段的划分,我们可以构想,将来要建成的文件档案管理系统应该至少包括针对不同阶段特点而设置的子系统(或称为部门) ,并且应该以这些子系统(部门)为核心。

         尽管文件生命周期理论为文档一体化从理论上提出了构想和框架,但仅仅依靠于此是不够的,还需要同具体过程中的实践探索相结合,这样才有可能真正使文档一体化走上一条科学、正确的道路。

        文件生命周期理论作为一种从国外引进的文件档案管理理论,它是国外文件档案工作的实践中总结抽象出来的,因此,我们在应用文件生命周期理论于文档一体化的过程中,应该注意结合我国档案工作的具体情况,灵活地应用该理论,充分挖掘该理论在我国文档一体化进程中的作用。

        通过文件生命周期理论揭示了文件的连续运动过程发生阶段性变化的根本原因,从而为文件档案一体化管理提供了科学依据。文件生命周期理论也告诫人们,对文件和档案要历史地、全过程地考察,切忌简单地割裂其生命过程。档案工作者应该重视和关心文件的产生和形成,关心文件生命的第一阶段。只有文件生命的第一阶段发育健康,文件生命的第二阶段才可能是健康的。伴随着文件生命周期理论的自我完善和发展,文件生命周期理论的整体联系和系统思想在电子文件、文档一体化时代的理论指导价值也就更加重要和突出。

 
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